電子帳簿保存法の改正。小規模事業者やフリーランスが電子取引データの保存要件を満たす方法。
電子帳簿保存法の改正により、令和４年１月１日以降、PDFやメールで受領した請求書等は、電子媒体による保存が必要となります。
電子媒体で受領した請求書等は電子媒体で保管し、プリントアウトして保存（以下、書面保存）することができません。
ただし、PDF等でPCに保管すれば済むわけではなく、電子帳簿保存法に則った保存方法が必要です。
今回は、小規模な個人・法人、フリーランスが、改正後の電子取引データの保存要件を満たす方法について、ザックリ説明します。
※以下、電子取引の条件に合致するソフトやタイムスタンプの導入が良いか否かは、あくまでも電子取引の量や規模を考慮して、各事業者の判断が必要です。
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Contents・目次
電子帳簿保存法の４つの柱
会計帳簿や会計書類は、原則、書面による保存が義務付けられています。
総勘定元帳や仕訳帳などの会計帳簿、また請求書や領収書等の会計書類は、全て書面保存する必要があります。
しかし、電子帳簿保存制度を利用すれば、書面保存ではなく、電子媒体（ペーパーレス）による保存が可能です。
ただし、電子帳簿保存制度は、PDF化してPC上に保存で完了という制度ではありません。
事前に電子帳簿保存の申請をする必要があり、更に電子帳簿保存の条件を満たす必要があります。
（事前申請は、令和4年1月1日以降不要になります。）
電子帳簿保存法の大きな柱は４つに分類されています。
納税者自身が電子媒体による保存を希望する書類を選択し、それぞれ要件を満たす方法で保存する必要があります。
① 会計帳簿の電子媒体保存
帳簿とは、総勘定元帳や出納簿、仕入・売上帳、仕訳帳など、PCを使用して自身が作成した会計帳簿のことです。
納税者自身がPCで作成した帳簿を、電子媒体で保存します。
② 会計書類の電子媒体保存
書類とは、貸借対照表、損益計算書、請求書、領収書、契約書など、PCを使用して自身が作成した書類のことです。
納税者自身がPCで作成した書類を、電子媒体で保存します。
③ 書面で作成された書類のスキャナー保存
書面で作成された書類とは、主に紙媒体の請求書、領収書、契約書のことです。
(※決算書や総勘定元帳などの会計帳簿は対象外です。）
納税者自身が作成した紙媒体書類（請求書等）の他、主に取引先から交付された紙媒体の領収書や請求書を電子媒体で保存します。
④ 電子取引に伴う電子データ保存
電子取引とは、請求書や領収書、契約書などを書面によらず、メールにPDF等による電子媒体で相手に交付することです。
電子取引を行った場合、請求書を発行した側だけでなく、受け取った側も、電子媒体で保存する必要があります。
メールやLINE等で請求書、領収書等をＰＤＦ化して送付する事は珍しくありませんが、立派な電子取引に該当します。
先述の①から③とは異なり、納税者自身だけでなく、電子データを受領した相手も関わります。
しかし、特例として電子取引を行った場合でも、電子化された請求書等の書面保存が認められていました。
電子媒体で請求書等を受領する多くの方は、書面保存をしていると思われます。
電子帳簿保存法の改正
電子帳簿保存法の改正による大きな影響は、④電子取引をした場合の電子データ保存です。
電子データを受け取った側に大きな影響が及びます。
前述のとおり、電子媒体による請求書等を受け取った場合、書面保存が認められていました。
しかし、令和４年１月１日以降は、電子媒体で受領した書類は、書面保存が不可となります。
受領者側が電子帳簿保存を選択しているかに関わらず、電子媒体で受領した書類は、電子媒体で保存する必要があります。
そして電子媒体で保存する場合、改ざん防止観点から、電子取引データの保存要件が４つ定められています。
最もネックになる部分は、4つ目の「いずれかの措置」です。
タイムスタンプの利用が可能であれば問題ありませんが、小規模事業者やフリーランスの方には大きなハードルです。
導入費用やランニング費用も発生し、費用対効果の観点から負担が考えられます。
電子取引保存対応のソフトもありますが、小規模事業者の場合、そこまでの導入を希望されない方も。
例えば、夫婦２名の個人事業、ひとりだけのフリーランス、役員１名の法人、その他社員数名の個人・法人では、金銭的事情もあり、より簡易な方法を検討する方も多いようです。
そこで、小規模事業者やフリーランスの方が、タイムスタンプ等を利用しない場合で、電子取引データの保存要件を満たす条件をザックリ説明します。
ただし、アナログ的で事務負担が大きくなる部分があるため、電子取引の対応のソフトやタイムスタンプの導入について、じっくり比較検討する必要があります。
１，電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
この条件は、自社で開発のプログラムを使用する場合に限られます。
よって、市販のPCやソフトウェア（エクセル等）を利用している限り、この条件は不要です。
２，見読可能装置の備付け等
PC、ディスプレイ、モニター、プリンター、通信環境を設置し、速やかにプリントアウトできる状態にしておく必要があります。
台数や性能は規定されていませんが、税務調査があった際に、整然とプリントアウトできる必要があります。
３，検索機能の確保
PC等で保存した電子データを、特定の条件により、即座に検索できる状態にしておく必要があります。
検索機能の確保方法は、ファイル名で検索と索引簿を作成する方法が示されています。
ただし、取引量が多い場合には、ソフトウェア等の導入を検討する必要があります。
①ファイル名で検索する場合
具体的には、請求書データ（ＰＤＦ等）のファイル名を、必ず「日付、相手名、金額」にして保存します。
そして、「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納します。
例えば、2022年1月31日にＡ社から10,000円の請求書を受領した場合、「20220131-10,000-A社」のようなファイル名で保存し、Ａ社のフォルダに保管するようなイメージです。
また、税務調査があった際、調査官から書面出力の求めがあった場合に、電子データを出力する必要があります。
②索引簿を作成する場合
具体的には、請求書データ（ＰＤＦ等）のファイル名を、「①」、「②」など連番にして保存します。
そして索引簿を作成し、「連番、日付、相手名、金額、書類名」の一連を記載していきます。
例えば、2022年1月31日にＡ社から10,000円の請求書を受領した場合、連番「①」と付したファイル名で保存し、Ａ社のフォルダに保管するようなイメージです。
そして連番を付した索引簿を作成します。
また、税務調査があった際、調査官から書面出力の求めがあった場合に、電子データを出力する必要があります。
４，訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
4つ目の「次のいずれかの措置」の条件のうち、「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」については、国税庁のＨＰで公開されています。
タイムスタンプを付与できない、付与されない、訂正削除履歴を用意できない場合、この規定を備え付けることで条件を満たす必要があります。
各自ダウンロードして自社に実態に合致するよう、規定を作成して備え付ける必要があります。
その他の注意点
上記の条件より、タイムスタンプや検索機能が確保されたソフトを導入しなくても、改正後の電子取引によりデータ保存の条件を満たすとされています。
しかし、電子取引の量が多い事業者にとってはかえって煩雑になり、タイムスタンプ等の導入を考慮した方がよい場合もあります。
電子取引量や事業者の規模、費用対効果を考慮して、どんな方法により条件を満たすのか、あくまでも事業者ごとに考える必要があります。
また、帳簿書類の保管は備え付けは、青色申告の重要事項です。
遵守できない場合、ペナルティがあることを念頭に置いておく必要があります。
根拠法令（令和4年1月1日施行版）
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
第4条（国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等）
第7条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
第2条（国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等）
第4条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
まとめ
今回は電子帳簿保存制度のザックリした内容と、電子取引データの改正について説明しました。
小規模な個人・法人、フリーランスにとっては、少々面倒な改正です。
電子取引データを満たすタイムスタンプや、検索機能が確保されたソフトウェアを導入するのか。
または「日付、相手先、金額」等を指定してデータ保管や索引簿を作成するのか。
対応方法は事業者の取引規模や考え方次第です。
どの程度の影響や取り組みが検討されているのか現段階では不明ですが、令和4年1月1日から困ることがないよう、準備しておく必要があります。